各部门、各单位：

为确保学校各项工作形成的档案材料齐全、完整，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，更好服务学校各项事业发展，请各单位整理移交2024年形成的档案材料。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

(一)各部门2024年1月1日至2024年12月31日期间，学校各单位在管理、教学等活动中形成的，具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、录音、录像、照片、实物等不同载体形式的文件材料、物品，均应按照学校归档范围立卷归档。

（二）在学校官网、公众号发布有保存价值的原版照片（附文字说明）材料整理后一并归档。

二、归档时间

（一）学校各部门形成材料应在次年6月底前归档；

（二）学籍档案（全日制、成教）应当在次学年度寒假前归档；

（三）科研、设备类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

三、归档要求

(一)归档文件材料要完整齐全，原件归档，避免使用复印件。

(二)归档的文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰。声像类档案材料应保证画面、音质清晰。声像档案还应附文字说明，文字说明包括拍摄时间、归档单位、事件、人物等。

(三)各部门兼职档案员负责本部门档案的立卷工作，具体参照《河北水利电力学院各部门单位档案归档范围和保管期限表》执行。

(四)移交归档的档案材料须在综合档案管理系统中录入，并经核实后方可进行移交。

各单位在归档过程中，有任何问题，请及时通过各部门兼职档案管理员QQ群、电话等方式与档案科联系。联系电话，7587015 杨老师。

               河北水利电力学院党政办公室

                     2025年3月17日