各部门、各单位：

为确保学校各项工作形成的档案材料齐全、完整，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，更好服务学校各项事业发展，请各单位开始整理移交2022年形成的档案材料。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

(一)各部门2022年1月1日至2022年12月31日期间，学校各单位在管理、教学等活动中形成的，具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、录音、录像、照片、实物等不同载体形式的文件材料、物品，均应按照学校归档范围立卷归档。

(二)往年未及时归档的材料及学校新冠肺炎疫情防控工作中有利用和保存价值的文件材料也要及时归档，具体参照《河北水利电力学院各部门单位档案归档范围和保管期限表（试行稿）》。

二、归档要求

(一)归档文件材料要完整齐全，原件归档，避免使用复印件。

(二)归档的文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰。声像类档案材料应保证画面、音质清晰。声像档案还应附文字说明，文字说明包括拍摄时间、归档单位、事件、人物等。

(三)各兼职档案员要按照《河北水利电力学院归档文件整理办法实施细则》要求整理立卷和移交。

(四)移交归档的档案材料须在综合档案管理系统中录入，并经核实后方可进行移交。

三、归档时间

(一)2022年形成的档案材料应于2023年11月30日前整理完毕并移交。

(二)2022年以前形成的应归档而未归档的档案材料应于2023年12月31日前移交。

四、联系方式

各单位在归档过程中，有任何问题，请及时通过各部门兼职档案管理员QQ群、电话等方式与档案科联系。联系电话，7587015 杨老师。

               河北水利电力学院党政办公室

                     2023年9月15日