第一章 总 则

第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，遵循既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本暂行规定。

第二条 本暂行规定所称的学校档案，是指我校从事招生、教学、科研、基建、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校室藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用，适当为社会提供利用。

第二章 档案查借阅分类审批程序

第四条  党群类：主要包括党委及党群各部门的会议记录、会议纪要；年度总结、计划、规章制度等；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

1、查阅党委会议记录、有密级的上级文件以及超越原文件规定阅读范围的档案，由有关部门领导提出申请，经党委办公室主要领导审核后，报校党委书记审批。

2、查阅干部任免、机构设置与调整、定岗定编等材料，经组织部主要领导审核后，报主管校领导审批。

3、党群部门工作人员查阅、摘录、复制本部门归档的业务档案，由本部门领导审批。

第五条  行政类：主要包括校长办公会议记录、会议纪要；行政各部门的年度总结、计划、规章制度、统计报表、学校大事记、各类委员会、学校评估、校庆资料；技术职务晋升、职工考核、进修学习、工资变动等；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

1、查阅校长办公会议记录、利用过去公章、有密级的上级文件以及超越原文件规定阅读范围的档案，由有关部门领导提出申请，经校长办公室主要领导审核后，报校长审批。

2、查阅人事管理、工资变动、职称等材料，经人事处主要领导审核后，报主管校领导审批，由人事处工作人员代为查阅

3、查阅组织机构代码证、法人证书、各类协议等材料，由校长办公室主要领导审批。

第六条  教学类：主要包括教学大纲、教学计划、教材编写、教学评估、教学改革、培养目标、培养规模、专业设置、实验室建设、教学规章制度、学生成绩、成人教育等方面的文件材料。

1、校内教学管理工作人员查阅本部门业务档案，由本部门领导审批。

2、教材与专著只供本人或校内工作人员查阅。查阅时需出示利用人员的身份证明。

第七条  科研类：主要包括科研综合管理、科研准备、总结鉴定、申报奖励、推广应用等文件材料。

查阅非公开的科研课题档案，经科研科负责人同意，本研究课题人员可直接查阅；本校其他人员和外单位查阅，由课题组负责人签署意见，经科研科负责人审核，报主管校长审批。

第八条 学生类：主要包括培养学历教育的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

校内学生管理工作人员查阅本部门业务档案，由学生处主要领导审批。

校内、外个人查借阅学籍档案需携带本人身份证、毕业证等有效证件并出示反映利用目的的书面材料，如委托他人代办的，受托人还需出示委托书、本人身份证原件并经校办室主要领导审批。

第九条  基本建设类：主要包括工程项目从前期到竣工（征地、投资计划、工程项目、竣工资料等）所有有保存价值的资料。

校内后勤工作人员查阅基建档案，由后勤管理处主要领导审批；非后勤工作人员查阅基建档案，经后勤处主要领导审核，报主管校长审批。

第十条  房屋设施类：主要包括房屋所有权证、土地证、租赁承包合同、办理房屋的各种手续、水暖电等配套设施材料。

1、查阅学校房屋所有权证、土地证、租赁承包合同等材料，经主管校长审核后，报校长审批。

2、查阅房屋水暖电等配套设施材料，经后勤管理处主要领导审核后，报主管校长审批。

第十一条  财会类：主要包括上级有关财会工作的文件，财会工作综合管理材料、会计账簿、会计报表、会计凭证、工资册等。

1、校内人员因工作需要查阅会计档案，经财务处主要领导审批，由财务处工作人员代为查阅。

2、学校财会、审计部门的工作人员查阅会计档案中的凭证、账簿、报表等，由财务处主要领导审批。

3、查阅会计档案中的工资册，由人事处主要领导审批。校纪委（监察）及审计部门在办案或审计过程中需利用会计档案，由主管校长审批。

第十二条  仪器设备类：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等文件材料。

校内设备工作人员查阅设备类档案，由设备科负责人审批；非设备工作人员查阅设备类档案，由主管校长审批。

第十三条  出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、校报、校刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

校内人员查阅出版类档案，由教务处主要领导审批；校外单位和个人查阅，由主管校长审批。

第十四条  外事类：主要包括学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等文件材料。

校内人员查阅外事类档案，由校长办公室主要领导审批；校外单位和个人查阅，由主管校长审批。

第十五条  声像类：主要包括省、市有关领导来我校视察学校各项大型活动、招生、毕业、校庆、科研、教学等照片、录音带、录像带。

校内人员查阅声像类档案，由校长办公室主任审批；校外单位和个人查阅，由主管校长审批。

第十六条  实物类：主要包括学校领导、校外名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品及奖状、奖杯等实物。

实物类档案只用于校内利用，不对外借阅。

第三章  档案查借阅流程

第十七条  查借阅一般档案：

   1、查阅人→填写查借阅登记表→部门领导审批→档案科查借阅档案。

2、外单位人员持本单位介绍信→填写查借阅档案审批表→部门领导审核→主管校领导审批→档案科查借阅档案。

第十八条  查阅“三密”（即绝密、机密、秘密）档案：

查阅人→填写查借阅档案审批表→部门领导审核→校领导审批→档案科查借阅档案。“三密”档案原则上不复印，不外借。

第十九条 查阅会计档案：查阅人→填写查借阅档案审批表→财务处领导审核→主管校领导审批→财务处工作人员代为查阅。

第二十条 查阅各类业务档案：查阅人→填写查借阅档案审批表→部门领导审批→档案科查借阅档案。

档案查借阅审批表（见附件）

第四章  档案查借阅期间的管理

第二十一条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

第二十二条  严禁擅自复制或摘抄档案。凡需摘抄、复制尚未公开或机密以上的文件材料，须经学校领导批准。摘抄、复制的材料由档案工作人员核对无误后，加盖公章方为有效。档案室工作人员对借阅者摘抄、复制的档案材料应认真核对，严格把关。复制件盖有学校档案科公章及案卷出处的，具有与档案原件同等的效力。

第二十三条  借阅和归还档案时，应严格履行登记、注销等手续，如实填写《档案查借阅登记表》，档案人员对归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，档案的利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损，违者将根据有关规定予以处理。

第二十四条  档案原件只有一套者，原则上不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成档案丢失者，除通报全校外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。

第五章  附 则

第二十五条  利用各类档案需出示有效证件，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证、士官证、士兵证等。

第二十六条  对于重要的、珍贵的档案，原则上只提供复制件借阅。

第二十七条  档案一般只限在阅档室查阅，不能借出档案室外使用。校内人员确因工作原因需要借出的，需办理借出档案登记手续，借期一般为三天，若需延长借阅时间，必须及时办理续借手续，借阅时间最长不能超过七天。每学期结束前，要催回借出的档案。

第二十八条  凡向学校档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

第二十九条 校外单位或个人利用本校档案应该收费的，按有关规定收费。

第三十条  未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十一条  人事档案、学生个人档案及分室保管的档案参照本办法执行。

第三十二条  本暂行规定自公布日起执行。

附件：河北水利电力学院档案查借阅审批表

二〇一七年四月二十五日

附件：

查借阅档案审批表

编号：

注：归档部门指党、政、教学、财会、科研、基建等各类档案材料归档的单位