第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定，制定本办法。

第二条 凡是学校在教学、科研、党政管理等各项工作中形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。学校档案应实行集中统一管理，以确保档案的完整、系统和安全，便于开发利用。

第三条 学校档案工作是办好学校重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要工作。学校应把档案工作纳入学校发展计划，加强对档案工作的领导，在人员、经费、用房、设备等方面给予保证。

第二章 领导体制和档案部门的基本任务

第四条 学校档案工作在校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作委员会的职责是：领导全校档案工作；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第五条 学校由一名副校长分管档案工作，各处级单位要明确一名负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员具体承办本部门档案材料的积累、电子录入和移交等工作。

第六条 学校在校长办公室下设档案科，档案科既是学校档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本校档案的工作机构，其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第七条 学校档案科基本任务：

1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识；

2、制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行；

3、指导和协助各部门做好各类档案的收集、整理、立卷工作；接收各单位归档的档案，并进行科学管理和提供利用；

4、保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；

5、开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；

6、负责对全校专、兼职档案员进行业务培训；

7、开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

第三章 档案的立卷、归档、移交和接收

第八条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物和人事等十二大类（各类文件材料的具体归档范围另见相应类别的档案工作规范）。

第九条 各部门档案材料必须按照规定向学校档案科移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十条 学校对于某些需特殊条件保管，具有一定独立性的档案，可根据需要设档案分室，在行政上受所在单位领导，在业务上受学校档案科指导、监督和检查。

第十一条 学校档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条 学校实行部门立卷归档制度。各部门兼职档案员应及时将办理完毕的材料按类别、时间进行整理，输入档案管理系统，经档案科进行前期审核，归档材料齐全、完整后打印移交清册一式二份，由双方签字盖章方可移交归档。

第十三条 基建工程、科研、学校重大仪器设备、财会等各类档案归档材料必须反映管理和项目建设的全过程，没有完整、准确、规范的归档材料，档案科不予接收。

第十四条 归档时间为：

1、学校各党政管理部门应在次年六月底前归档；

2、各教学单位应在次学年度寒假前归档；

3、科研、设备等部门，应在项目、设备验收完成后两个月内归档；

4、基建部门应在基建工程竣工验收取得房证后两个月内归档；

5、财务部门保管会计档案最长不超过三年，对于基建会计资料，应在基建工程完工决算后三年内向学校档案科移交。

第十五条 凡需归档的文件材料，必须遵照其自然形成的规律，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第四章 档案的保管与利用

第十六条 学校各类档案根据其价值分为永久、30年、10年三种保管期限：

1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

2、凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为30年保管期限；

3、凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，其保管期限为10年以下。

第十七条 学校档案科要对档案资料进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第十八条 对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。已到期的档案，由档案科会同有关部门负责人组成鉴定小组，建立销毁清册，经校长批准后方可销毁。

第十九条 学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅时应持介绍信，方可查阅，对于符合开放利用条件的档案，其查阅利用要求参见文书档案、科技档案借阅管理规定；涉及党和国家秘密、专利技术、学校重要会议记录的档案，不属于开放范围，若利用，需经校领导批准方可查阅。

第二十条 学校档案工作所需经费应列入学校预算，统筹解决。学校须为档案科提供专用符合档案管理要求的档案库房、查阅档案用房、业务和技术用房、办公和辅助用房，配置先进的管理设备。

第二十一条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施及设备，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理

第五章 考核、奖励与处罚

第二十二条 学校档案科应建立考察、考核制度，明确岗位职责，对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案人员，由学校给予表彰。

第二十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，因玩忽职守造成档案损失、丢失、失密、泄密的有关领导和个人，根据情节轻重，按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定，由学校给予行政处分，构成犯罪的，由司法部门依法追究刑事责任。

第六章 附 则

第二十四条 本办法由校长办公室负责解释，自发布日起执行。2001年10月26日《档案管理办法》（冀工专校字[2001]19号）自本办法执行之日起废止。

河北水利电力学院    

二〇一七年四月十四日