第一条  为适应办公自动化建设的需要，提高档案管理水平，根据国家档案局发布的《归档文件整理细则》要求，本着“简化整理、深化检索”的原则，结合我校档案工作实际，制定本《细则》。

第二条  本《细则》所称的归档文件是指学校在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

第三条  归档文件的管理原则及质量要求：

1、归档文件材料是国家全部档案的重要组成部分，应由学校的档案室集中统一管理。

2、归档文件的收集、整理工作，应由学校各承办部门的兼职档案员负责；整理结束后，由兼职档案员打印本部门的移交目录，随同整理好的归档材料移交学校档案科。

3、档案科人员负责做好对承办部门归档文件材料的指导、监督工作。

4、归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

5、归档文件应齐全完整。已经破损的文件应予修正，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

6、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。

7、需永久、长期保存的归档文件材料，在整理时要去掉金属物。

第四条  确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可作为一件。

1、文件定稿如果是打印的，并且没有修改笔记，与正本内容一致，只将发文笺和有领导签字的一页附在正本之后归档即可。否则，文件正本与定稿要作为一件归档。

2、已实现办公自动化的单位，应将产生的电子文件打印并加盖公章存档。

3、已建立电子文件档案管理系统的单位，应将归档的电子文件（包括各种版本）与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。

第五条  归档文件的整理方法。以“件”为归档文件的整理单位，一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序，分步骤进行。

第六条  归档文件材料的装订要求。总的原则是按件装订，装订材料应有利于档案的保护。

1、属永久、30年保存的归档文件材料。

2、属10年保存的归档文件材料，其装订材料不再做具体要求，但要有利于保管和利用。

3、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

第七条  归档文件的分类。采用“保管期限—年度—机构”分类法。

第八条  归档文件的排列。归档文件应在同一保管期限、同一年度、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程序进行排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。

第九条  归档文件的编号。归档文件应依分类方案和排列顺序，逐件在首页标题上方空白处加盖归档章。

第十条  归档文件的编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，来文和复文作为一件时，只对复文进行编目。

1、归档文件目录内容的设置与编制要求：

（1）件号：按文件排列顺序，填写室编号。

（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（3）文号：填写文件的发文字号或者期刊编号；没有文号或者期刊编号的，可不填。

（4）题名：即文件标题，没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，外加“[  ]”。

（5）日期：填写文件形成时间，用8位阿拉伯数字标注年月日。如“2012年1月1日”，可标注为“20120101”。

（6）页数：填写一件文件的总页数。

（7）备注：注释文件需要说明的情况。

（8）归档文件目录表（见附件）。

2、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

3、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目，机构（问题）项可视需要设置；归档文件目录采用横式。

第十一条  归档文件材料的装盒要求。装盒时应将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，不同保管期限或不同形成年度的归档文件不能装入同一盒内；分机构（问题）情况下，不同机构（问题）的文件，不能装入同一盒内。

第十二条  备考表内容及填制要求。备考表应置于盒内归档文件材料的最后，内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目，其填制要求如下：

1、盒内文件情况说明：填写盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2、整理人：填写负责归档文件整理的人员姓名。

3、检查人：填写负责归档文件整理质量检查的人员姓名。

4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。

第十三条  档案的保管期限定为永久、30年和10年3种。

1、凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对单位工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。

3、凡是在较短时间内对本单位有参考价值的文件材料，列为10年保管。

4、不归档的文件材料。上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅和征求意见稿等；本机关重份文件、未经领导审阅签发生效的、无利用价值的等文件材料不属于归档范围。

第十四条  本《细则》由档案科负责解释。

河北水利电力学院      

二〇一七年四月二十五日